Die IT-Abteilungen waren die ursprüngliche Einrichtung, aber Projektmanagementprogramme werden jetzt zu einem unverzichtbaren Werkzeug in allen Bereichen. Da die Herausforderungen des Experimentierens zunehmen, steigt auch der Bedarf an Zusammenarbeit und gegenseitiger Abhängigkeit zwischen den internen Abteilungen des Unternehmens. Eine starke Kommunikation und reibungslose gemeinsame Nutzung von Projektkomponenten sind auch zwischen Unternehmen und ihren Anbietern wichtig.
Unabhängig davon, ob das Unternehmen eine Frontline erstellt oder eine neue Website erstellt, müssen mehrere Aspekte des Projekts zusammenkommen. Projektmanagement-Tools bieten Zwischenstrategien zum Zuweisen von Aufgaben, Verfolgen von Entwicklungen, Festlegen von Zielen und Zeit sowie Koordinieren von Teams. Obwohl die meisten Programme Anforderungen und Funktionen gemeinsam haben, kann dies auch zwischen den Antworten variieren.
Zu wissen, was Ihr Unternehmen aus dem Projektmanagement-Tool herausholen muss, ist der erste Schritt bei der Auswahl des richtigen Tools. Andere Gedanken und Handlungen können jedoch Ihre Entscheidung beeinflussen. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie bestimmen können, welcher Projektmanagementplan für Ihr Team am besten geeignet ist.
Suchen Sie nach den schmerzhaftesten Punkten
Ihr Unternehmen würde kein Projektmanagementsystem suchen, wenn es keine Risiken gäbe. Das können zum Beispiel Mitarbeiter sagen Meetings brauchen einen anderen Plan und dass es eine größere Verantwortung für den Prozess geben sollte. Vielleicht ist die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen nicht so einfach, wie sie sein sollte. Jobs werden gestrichen, und einige Leute in der Gruppe scheinen fauler zu werden als andere.
Um Ihre Anforderungen an das Programm zu reduzieren, erstellen Sie eine Liste der Hindernisse, denen Sie bei der Planung des Projekts gegenüberstehen. Durch den Vergleich dieser Bedürfnisse mit der Form von Projektmanagement-Tool, können Sie Ihre Liste priorisieren. Angenommen, Sie haben eine Menge inkompatibler Arbeit bemerkt, und schlechte Kommunikation ist die Ursache für Zeitverlust. Als nächstes sollten Elemente wie anpassbare Ansichten und maschinell erstellte Übergaben ganz oben auf Ihrer Liste stehen.
Wenn Sie die Aktivitäten des Programms mit Ihren Schmerzen verknüpfen, fragen Sie die Beteiligten, ob sie glauben, dass dies die Lösung ist. Beispielsweise kann ein Tool ein klares Bild haben, aber möglicherweise keinen nützlichen Überblick über den Projektzeitplan oder den Projektfortschritt bieten. Wenn es ein Problem ist, zu verfolgen, wo jede Person ihre Verantwortlichkeiten hat, ist nur eine schriftliche Dokumentation und Bearbeitung erforderlich.
Kennen Sie die Anzahl der Jobs
Ein kleines Unternehmen mit einem Team von fünf Mitarbeitern möchte möglicherweise keine Informationen über das Projekt mit externen Anbietern teilen. Aber ein mittelständisches Unternehmen oder ein großes Unternehmen möchte möglicherweise Daten austauschen, Projektzeit teilen und die Arbeit mit anderen koordinieren. Ohne das richtige Tool geraten Fristen und andere wichtige Informationen schnell ins Wanken.
Während einige Projektmanagementsysteme lokal installiert sind, sind andere cloudbasiert. Lokale Programme können gut für Organisationen funktionieren, die keine Projektinformationen mit Exporteuren teilen müssen. Solche Programme ermöglichen internen Teams den Zugriff auf Projektinformationen, solange sie die vom Unternehmen bereitgestellten Tools in Ihrem Netzwerk verwenden. Das wäre eine tolle Lösung, wenn jetzt und in Zukunft nur Hausgruppen die einzigen mit Händen wären.
Komma Wolke antwortet Es kann gefährlich und nützlich sein, wenn entfernte Mitarbeiter oder andere Personen von außerhalb Ihres Netzwerks darauf zugreifen müssen. Sie können immer noch verbessern, wer Daten anzeigen und bearbeiten kann, manchmal besser als mit lokalen Apps. Sie werden auch planen, Teamwachstum und Partnerschaften mit unabhängigen Auftragnehmern und Remote-Mitarbeitern zu erreichen.
Heben Sie hervor, was gelernt werden kann
In ein Projektmanagementprogramm zu investieren, das riskant und gut gerüstet ist, um mit Ihren Schmerzen fertig zu werden, ist eine Sache. Aber es ist ein ganz anderer Ball, wenn es darum geht, dass Ihr Team das von Ihnen bereitgestellte Tool verwendet. Der Kauf eines schwer verständlichen Projektmanagementsystems ist manchmal schlimmer als gar nicht.
Bitten Sie bei der Auswahl und Überprüfung die Mitarbeiter, die Tools auf Ihrer Auswahlliste zu testen. Viele Anbieter von Projektmanagement-Software bieten kostenlose Tests oder Demos zum Ausprobieren an. Bitten Sie die Gruppe, das Formular durchzugehen und die Form mit einem Dummy-Projekt zu testen. Wenn die Demonstrations- oder Testzeit lang genug ist, hängen Sie das eigentliche Projekt in das Tool ein und sehen Sie, wie es funktioniert.
Am Ende des Testabschnitts Kommentare sammeln aus der Gruppe, um sie mit dem zu kombinieren, was Sie gesehen haben. Fragen Sie, ob die Benutzeroberfläche und die Funktionen in diesem Tool ordnungsgemäß funktioniert haben. Waren die Formulare einfach zu verwenden und zu verstehen? Finden Sie heraus, ob die Artikel wirklich die Schmerzen behandeln, die Sie bemerkt haben. Schreiben Sie alle Gelegenheiten oder Herausforderungen auf, die sich während des Tests ergeben haben, und prüfen Sie, ob das Team der Meinung ist, dass eine umfassendere Schulung erforderlich sein sollte.
Ziehen Sie Integration und Workflow in Betracht
Projektmanagement-Tools haben oft nicht die Fähigkeit, unabhängig oder eigenständig zu sein. Viele dieser Programme können in andere Programme integriert werden, die Ihr Unternehmen verwenden kann. Beispielsweise kann das Tool eine API haben, die mit Ihrer eigenen kompatibel ist Kundenbeziehungsmanagement oder Instant-Messaging-Software. Solche integrierten Funktionen können die Arbeit Ihres Teams über mehrere Anwendungen hinweg rationalisieren und ihnen einen Kopf-an-Kopf-Wechsel zwischen ihnen ersparen.
Auch Ihre Mitarbeiter werden ein Tool zu schätzen wissen, das gerade jetzt hilft Arbeitsmethoden und Politik. Zum Beispiel erfordert das Softwareentwicklungsteam, das früher Sprints erstellt hat, Verteilungsfähigkeiten, die große Aufgaben in kleinere aufteilen. Ebenso benötigt ein Team, das lieber mit visuellen Hilfsmitteln plant, die Fähigkeit, Kanban-Boards oder Gantt-Diagramme zu kopieren.
Seit der Einführung eines anderen Programms müssen die Mitarbeiter umschalten, die Integration und Machbarkeit von Arbeitsmanagement, die bestehende Methoden ergänzen Widerstand reduzieren. Dadurch wird es dem Team leichter fallen, sich an das Tool zu gewöhnen und seinen Wert zu erkennen. Und die Führung wird keinen sehr großen Kampf haben, um das Militär davon zu überzeugen, warum der Einsatz eines Projektmanagement-Tools unerlässlich ist.
Auswahl des richtigen Werkzeugs
Da Sie so viel tun können, kann die Wahl des richtigen Programms für die Führung Ihres Unternehmens entmutigend erscheinen. Es ist schwer zu wissen, wo man anfangen soll, und wird leicht durch eine Liste von Versprechungen und Leistungsannahmen abgelenkt. Aus diesem Grund ist es am besten, mit einer internen Liste zu beginnen, die auf den Hindernissen basiert, die Ihr Team sieht. Ob es sich um eine vage Definition von Verantwortung oder die Schwierigkeit handelt, zu wissen, wo sich die Arbeit befindet, wissen Sie, welche Schmerzen am schwierigsten sind.
Sobald Sie verstehen, warum Ihr Unternehmen ein Projektmanagement-Tool benötigt, können Sie das richtige finden. Ein Vergleich dessen, was verfügbar ist, mit Ihrem “Sache” ist ein guter Anfang, aber Sie müssen wissen, wer das Tool verwenden wird. Von dort aus wird der Versuch, es einfacher zu verwenden und anzupassen, Ihre Auswahlliste auf Erfolg reduzieren.
Schließlich findet Ihr Unternehmen die Lösung, die es zur Leistungssteigerung benötigt.
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